Sheila werkt vanaf 1 september 2021 bij Accombis op de salaris- en personeelsadministratie. Ze vertelt ons over haar werk en deelt ook een drietal tips voor jouw onderneming!
Sheila: “Ik houd me bezig met de salarisverwerking van de medewerkers van onze klanten, het opstellen van contracten en het beheer van personeelsdossiers. Daarnaast verwerk ik mutaties met betrekking tot lonen en zorg ik voor de correcte afdrachten aan de belastingdienst. Tot slot verwerk ik voor onze klanten de pensioenaanmeldingen en – wijzigingen en controleer ik de nota’s van het pensioenfonds.”
Het is belangrijk om jouw salaris- en personeelsadministratie op orde te hebben. Uiteraard helpt Sheila daar graag bij en ze wil daarom een aantal zaken onder de aandacht brengen:
1 – VOORWAARDEN PROEFTIJD
Wist je dat er alleen een proeftijd mag worden afgesproken wanneer een contract een looptijd heeft langer dan 6 maanden? Sheila: “Wanneer je een proeftijd wilt afspreken bij een contract van 6 maanden of korter, dan kun je geen proeftijd in het contract zetten. Wil je toch een proeftijd, overweeg dan om het contract te verlengen naar bijvoorbeeld 7 maanden.” Let ook op bij de verlenging van een contract. “Wanneer het gaat om een verlenging van een contract waarin dezelfde functieomschrijving staat, dan mag er géén proeftijd opgenomen worden in het contract. Deze proeftijd heeft de werknemer immers al gehad tijdens het eerste contract. Is er sprake van andere functie-eisen en verantwoordelijkheden, dan mag je wel opnieuw een proeftijd hanteren”, legt Sheila uit.
2 – VERPLICHTE DOCUMENTEN
Er zijn een aantal documenten die altijd aanwezig moeten zijn voor alle medewerkers in jouw bedrijf. Sheila: “Dat geldt voor fulltime en parttime medewerkers, maar ook voor oproepkrachten en stagiaires. Dus voor iedereen die in jouw bedrijf werkt!” Welke documenten zijn dat dan?
- Getekend formulier loonheffingen
- Getekende arbeidsovereenkomst
- Kopie identiteitsbewijs
“De eerste twee documenten moeten wij én de klant zelf in de administratie hebben. Let er ook altijd op dat alle documenten ondertekend zijn”, benadrukt Sheila. “Een bedrijf moet daarnaast altijd een kopie van het identiteitsbewijs van een medewerker in dossier hebben en daarbij is het belangrijk dat deze nog geldig is op de dag dat iemand start. Deze moet de klant namelijk kunnen overleggen bij eventuele controles, dat kan bijvoorbeeld een controle van de belastingdienst of arbeidsinspectie zijn. Je moet dan kunnen aantonen dat iemand wettelijk bij jou mag werken. Wij mogen zelf geen kopieën van identiteitsbewijzen in dossier hebben in verband de wet op de privacy.”
3 – EENVOUDIG BETALEN
Voer jij elke maand handmatig alle salarisbetalingen in bij de bank? “Wij werken met het systeem van Nmbrs. In dat systeem kun je werken met een SEPA betaling. Je kan dan via Nmbrs maandelijks een bestand inlezen bij de bank, waarin alle gegevens al vooraf ingevuld staan, van het netto salaris tot en met de banknummers. Dit scheelt een hoop tijd, want je hoeft niet alles over te typen. Daarnaast is het veel minder foutgevoelig dan alles overtypen. Een nulletje teveel vinden medewerkers misschien niet erg, maar de werkgever wel”, lacht Sheila.
Heb je nog vragen over bovenstaande tips? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder.