Als accountantskantoor met een fysieke locatie zien onze dagelijkse werkzaamheden er al drie maanden totaal anders uit dan eerst. Als onderneming hebben wij natuurlijk ook de nodige maatregelen genomen. Vanuit onze rol als accountant en adviseur hebben wij contact met veel bedrijven die, elk op hun eigen manier, ook met de coronacrisis te maken hebben. Vandaag vertellen onze collega’s Elly en Simone hoe wij ervoor zorgen dat ons kantoor een veilige plek is voor zowel medewerker als klant, en hoe digitalisering zijn vruchten afwerpt.
Begeleiding en advies voor onze klanten
“De eerste paar weken is er vanuit de overheid ontzettend veel informatie gedeeld rondom maatregelen voor bedrijven en ondernemers. Wij zijn in de nieuwe regelgeving gedoken zodat wij onze klanten ook konden informeren en adviseren. Het was een uitdaging om alle nieuwe informatie goed te delen, zeker omdat het ook voor ons een nieuwe situatie was en er heel veel regels in het leven zijn geroepen.”
“Wij hebben onze klanten ook proactief benaderd rondom deze maatregelen, als we zagen dat zij wellicht ergens aanspraak op konden maken”, gaat Elly verder. “Wanneer zij daar behoefte aan hadden (of hebben) kunnen wij die aanvraag ook in gang zetten.” Dit geldt natuurlijk ook voor de nieuwe maatregelen die binnenkort van kracht worden.
Thuiswerken
“Toen opgeroepen werd om zo veel mogelijk thuis te werken zijn wij direct aan de slag gegaan”, legt Elly uit. “We hebben voor al onze medewerkers een inlog gerealiseerd waarmee ze desgewenst vanuit huis aan de slag konden. In eerste instantie ging ons kantoor op slot voor iedereen behalve personeel. We hebben de nodige voorzorgsmaatregelen op kantoor getroffen zodat iedereen verantwoord op kantoor kan werken. Gelukkig werken we al jaren met digitale dossiers en kunnen wij zonder fysiek contact de benodigde gegevens van onze klanten inzien dankzij Unit4.”
Anderhalve meter
“Een paar weken geleden merkten we dat het persoonlijk contact met onze klanten misten”, aldus Elly. “Gelukkig hebben wij er de ruimte voor om mensen op anderhalve meter te kunnen ontvangen, dus hebben we maatregelen genomen die gericht zijn op het veilig kunnen ontvangen van onze klanten. Uiteraard kunnen we nog steeds via telefoon of videocall met klanten afspreken als zij daar behoefte aan hebben. Ik ben heel blij dat fysiek én digitaal afspreken mogelijk is.”
De praktische kant
Voor receptioniste/gastvrouw Simone kwamen ook de nodige aanpassingen bij haar dagelijkse werkzaamheden kijken. “Toen wij weer klanten op kantoor ontvingen hebben we gezorgd dat dat veilig en hygiënisch gebeurde”, vertelt ze. “Er is voor iedereen desinfectiemiddel beschikbaar en na elke afspraak wordt een vergaderruimte gereinigd. Klanten kunnen wachten in de wachtruimte, en grotere groepen kunnen tijdelijk terecht in de kantine. Daar kunnen onze gasten ook voldoende afstand bewaren en daar wordt dus ook regelmatig overleg gevoerd. Wanneer iemand daar behoefte aan heeft kunnen we altijd een spatscherm op tafel zetten.”
“Ik ben blij dat wij met aanpassingen ons werk kunnen blijven uitvoeren”, concludeert Elly tot slot. “Maar het meest blij ben ik nog met de gezondheid van onze werknemers; nog niemand is ziek (geweest). Het volledige team van Accombis kan zich zo 100% blijven inzetten voor onze klanten in deze onzekere, moeilijke of zware tijden.”