Altijd leuk een feestje met het personeel. Wil je weten hoe het belastingtechnisch ook leuk kunt houden, lees dan snel verder. Wij geven graag tips hoe het niet in de papieren gaat lopen en jij achteraf niet met een kater blijft zitten. Althans, niet met de financiële kater…
Even echt ontspannen
Even iets leuks doen met de collega’s, een keer niet over werk praten maar met een gezellige activiteit, een hapje en een drankje even totaal ontspannen. Iedere ondernemer organiseert het voor de werknemers maar wist je dat er een financieel addertje onder het gras kan zitten? Dat heeft te maken met de WKR (de WerkKostenRegeling). Wanneer een personeelsfeest niet goed geregeld is, kunnen werknemers voor een onaangename verrassing komen te staan. Dat is natuurlijk het laatste wat je wilt.
Smakelijk eten!
Een feestje organiseren op de eigen werkplek is belastingvrij. Een feestje op een locatie buiten de werkplek kan een belastingaanslag van 80% opleveren. Daar zit jouw personeel natuurlijk niet op te wachten. Volgens de WKR zijn maaltijden die op de werkplek genuttigd worden belast tot maximaal € 3,55. Oók als dat een zevengangen diner is. Datzelfde diner, buiten de werkplek gegeten, moet voor het volledige bedrag belast worden en dat kan vele euro’s schelen. Over katers gesproken.
In beginsel wordt dit diner als loon bij de werknemer belast. Door de kosten van het feest/etentje echter onder te brengen in de werkkostenregeling blijft dit voor de werknemers gelukkig onbelast en schuift de heffing naar de werkgever. De werkgever kan de vrije ruimte benutten (in 2023 is dat 3,00% van een loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere). Over het restant is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd.
Tips om te besparen
De werkplek mag ruim worden uitgelegd: het parkeerterrein telt bijvoorbeeld ook als werkplek, en misschien kan een feesttent uitkomst bieden.
Wanneer je zakenrelaties of klanten uitnodigt, kun je de kosten naar rato ‘delen’ met het personeel en dit kan een fiscaal voordeel opleveren.
Wordt een feestje gehouden in combinaties met een spreker (conferentie) of studiedag, dan kan een deel van de kosten bijvoorbeeld als cursus worden geboekt.
Even rekenen
Als voorbeeld een rekensommetje waarbij het uitgangpunt is dat de vrije ruimte niet meer benut kan worden: je pakt lekker uit en het feestje voor 25 personeelsleden kost € 5.000,-. Op de werkplek georganiseerd, wordt alleen de maaltijd belast tegen een vaste waardering van € 3,55 per persoon. De belastingheffing over de maaltijd kost 80% van 25 x € 3,55 ofwel € 71,–. Hetzelfde feestje, extern gevierd, wordt in zijn geheel belast onder de werkkostenregeling en is dus veel duurder. Door het feest onder te brengen in de werkkostenregeling kost het feest € 5.000 x 80% ofwel € 4.000 extra.
Zijn er nog vragen over bovenstaande of wil je meer informatie? Neem gerust contact met ons op; dan zorgen wij ervoor dat jij zorgeloos kunt feesten.
Deze blog beschrijft slechts enkele hoofdlijnen, beoogt niet volledig te zijn en is alleen bedoeld als een oriëntering van het toe te passen recht voor de in deze blog beschreven situaties. Aan deze blog kunnen dan ook geen rechten worden ontleend.
Dit jaar wordt het 35-jarig bestaan van Accombis gevierd. Voor deze gelegenheid laten we de medewerkers eens aan het woord. Hoe kijken zij terug, hoe zien ze de toekomst en wat zijn de memorabele momenten van ons gezellige bedrijf?
Accombis in één woord omschreven
Op de vraag hoe het kantoor in één woord omschreven kan worden, komt ‘gemoedelijk’ het vaakst naar voren. Al wil Annemie daar graag ‘ontspannen’ aan toevoegen “Behalve in de BTW maand. Dan zijn Karin en ik alleen gefocust op het werk en hebben we het héél druk”. De medewerkers koppelen gemoedelijkheid aan professionaliteit en dat is de perfecte combinatie gebleken voor de klanten. Samenwerking staat volgens Boudewijn voor Accombis. “Zowel met klanten als onderling is samenwerking nodig en optimaal.”
We vroegen naar de meest memorabele momenten. Daar kwamen een paar mooie anekdotes naar voren.
Karin komt nog uit de tijd van de typmachines (jaja, mét carbonpapier). Ze was blij dat de computers hun intrede deden want dat maakte het werk een stuk makkelijker. “Ja, als je er dan tenminste aan het eind van een grote jaarrekening aan denkt om het document op te slaan.” Gebeurde maar één keer, toen was de les geleerd.
Bij diverse medewerkers komen de feestjes, etentjes en uitstapjes naar voren als blijvende herinnering. Sheila was onder de indruk van het feestje bij een relatie waar een keur aan Nederlandse artiesten voorbijkwam. “Leuk om een keer mee te maken.”
Simone geniet vooral van de uitjes, de etentjes en de gezamenlijke lunches: “En natuurlijk van het jaarlijkse bloemetje op Nationale Secretaressedag en de attentie op je verjaardag. Nooit wordt een speciale dag vergeten en dat doet goed.”
Wat Hetty als prettig ervaart is het vertrouwen dat ze van klanten krijgt. “Soms zit je alleen bij een bedrijf te werken, daar spreekt vertrouwen uit en dat voelt goed”. Volgens Boudewijn moet het meest memorabele nog komen: de zomerborrel bij Guus Meeuwis.
Niemand kan in de toekomst kijken, toch vroegen we onze medewerkers dat te doen.
Iedereen is het erover eens dat digitalisering nog een veel grotere rol gaat spelen, maar dat mensenwerk altijd nodig blijft. Langzaam zal de functie veranderen van uitvoerend naar controlerend, al blijft het adviseren aan klanten altijd maatwerk. Er zal méér thuisgewerkt worden en om het onderlinge contact in stand te houden wordt de maandelijkse bedrijfsborrel ‘verplicht’. Op kantoor zijn vooral flexplekken; er zijn geen papieren dossiers meer, alles is online te raadplegen en dus kun je werken waar je wilt.
Wat het pand betreft: geen aparte radiootjes meer in elke kamer, maar één installatie voor het hele gebouw. Karin is over 25 jaar met pensioen en zit er dan niet meer, alhoewel ze het gevoel heeft bij de inventaris te horen. Ook Boudewijn is ervan overtuigd dat het team veranderd zal zijn, maar de professionaliteit zal blijven.
Het gemoedelijke, Kempische zal blijven, dat zit in het DNA van Accombis en dat is waarom de medewerkers zich er thuis voelen. Onze medewerkers wagen zich nog aan een voorspelling: Ed en Annemie worden super-opa/oma en Sheila denkt dat de zoon van Jeroen (Guus) over 35 jaar aan het roer staat.
We gaan het zien …..
Eind jaren ’80 werd Schuimplastic Brabant opgericht; een bedrijf dat zich in eerste instantie richtte op de meubelindustrie. In de jaren die volgden, werd de focus verlegd naar de verpakkingsindustrie. Het middelgrote bedrijf werd in 2000 overgenomen door Carla en Thijs Lavrijsen en is in 2006 verhuisd van Eindhoven naar Waalre. Inmiddels staan hun zonen Dennis en Nick aan het roer, maar één ding bleef gelijk: de accountant. Accombis begeleidt en ondersteunt Schuimplastic Brabant al jaren.
Overstap begeleid
Dat Nick in het bedrijf van zijn ouders zou stappen, was altijd wel duidelijk, zegt Dennis. “Voor mij lag dat anders. In eerste instantie heb ik bij andere bedrijven gewerkt en ervaring opgedaan. Toch heb ik de stap genomen om samen met mijn broer het bedrijf voort te zetten. Daar heb ik iets langer over na moeten denken, ook al waren de jaarcijfers goed en zat er veel potentie in het bedrijf. Het was fijn dat Ed Daniëls al jaren de vaste accountant van mijn ouders was; hij kende het bedrijf door en door en kon ons van goed onderbouwd advies voorzien. Hij heeft de overname stap voor stap begeleid en de juiste bedrijfsstructuur geadviseerd. Zo stap je toch nét iets geruster in.”
Zakelijk naar cijfers kijken
Schuimplastic Brabant levert oplossingen op maat. Dennis: “Voor de meubelindustrie en de beddingindustrie leveren we materiaal die bij de fabrikanten verder verwerkt wordt. Ook particulieren kunnen bij ons terecht voor kussens en matrassen. Voor de verpakkingsindustrie is nóg meer maatwerk nodig en werken we met veel verschillende materialen, die we op veel verschillende manieren kunnen snijden en bewerken. Die materialen hebben we allemaal op voorraad; we hebben dus een flink pand staan – in 2006 nieuw gezet – met uiteraard ook de nodige machines. Als we moeten investeren in nieuw materieel overleggen we dat altijd met Ed; hij kan heel zakelijk naar de cijfers kijken. Als eigenaar zit er altijd een stukje gevoel bij en dat kan het zicht vertroebelen.”
Varen op de expertise
Bij Accombis wordt de loonadministratie gedaan. “We werken nu met vijf personen in het bedrijf en dat is prima; we hebben op dit moment niet de ambitie om veel groter te worden. Het is een prettig idee dat ook op personeelsgebied Accombis volledig op de hoogte is; dat maakt dat ze altijd snel een antwoord hebben op personeelsvraagstukken. Dat geldt overigens voor alles waarvoor we aankloppen. Er is altijd ruimte en tijd om te sparren, over investeringen bijvoorbeeld. Wij vragen ons af of het kan, Accombis kijkt of het kan en in welke vorm. Een machine kun je leasen of kopen en aan alle opties zitten voor- en nadelen. Fijn om op de expertise van onze accountant te kunnen varen.”
Goede communicatie
Dennis en Nick hebben korte lijntjes met Accombis. “Meestal met Ed of Elly, al naar gelang de inhoud van de vraag. Hetty zit met enige regelmaat bij ons op het bedrijf om de cijfers voor te bereiden. De communicatie verloopt eigenlijk altijd heel vlotjes en dat is prettig. Wij richten ons op ons bedrijf, op de dagelijkse leiding en op het werven van nieuwe klanten en hoeven ons weinig bezig te houden met de cijfertjes; daar zijn anderen beter in en voor ons is dat Accombis.”
In het jaar waarin het 35-jarig bestaan van het accountantskantoor wordt gevierd, is het voor Ed Daniëls leuk om even terug te kijken op het begin en de ontwikkeling van het kantoor. Wat opvalt is dat het werk vooral veel plezier heeft van de ontwikkeling van de automatisering, maar dat het werken met cijfers toch altijd nog mensenwerk blijft.
Van kasboek naar digitalisering
“Het is bijna niet meer voor te stellen, maar ik kom nog uit de tijd van de gigantische kasboeken”, blikt Ed terug. “Elke financiële handeling binnen een onderneming werd in een groot kasboek bijgehouden en met een beetje pech kon je de handschriften niet goed lezen. Dat was wel eens veel werk, ja. En als je dan een paar centen ‘kwijt’ was, moest je lang zoeken. Wat dat betreft is de digitalisering een zegen. Met een paar drukken op de knop zijn systemen met elkaar verbonden, waardoor je veel meer inzicht krijgt in een bedrijf en in de administratie. Het is écht veel efficiënter geworden.”
Van administratiekantoor naar accountantskantoor
Ed trad zelf toe tot het bedrijf in 1992. “Het bedrijf, dat destijds F.A.S. Services heette, begon in 1988 in Reusel en verhuisde in 1990 naar Bladel. Toen ik in dienst kwam, studeerde ik nog. Na mijn afstuderen in 1995, werd ik partner en veranderde de naam in Gijsbers, Daniëls en Faes. We werden een accountantskantoor in plaats van een administratiekantoor. Een bewuste keuze omdat we de kwaliteit die we boden uit wilden stralen. Een accountantskantoor moet aan veel meer regelgeving en kwaliteitseisen voldoen dan een administratiekantoor, maar het biedt daardoor ook meer zekerheden voor de klanten.”
Elke zes jaar glansrijk door de test
Elke zes jaar worden accountantskantoren getoetst; Ed heeft er in de loop der jaren meerdere meegemaakt. Een telkens terugkerende spannende tijd. “Je weet dat je alles op orde hebt en tóch is het elke keer weer spannend”, vindt Ed. “Er zijn namelijk zoveel regels en verplichtingen waar je aan moet voldoen. We doen ons uiterste best om alles bij te houden en te werken volgens de richtlijnen. Tot nu toe zijn we altijd glansrijk geslaagd en zien we het telkens als een bevestiging voor onze inspanningen.”
Nieuwe locatie, nieuwe naam
In 2008 verhuisde Gijsbers, Daniëls en Faes van het Hellenend in Bladel naar de Lange Trekken. “Dat was de aanleiding om ook voor een nieuwe naam te kiezen”, legt Ed uit. “We wilden af van de namen van de partners in onze bedrijfsnaam. Niemand is voor eeuwig aan een bedrijf verbonden en we wilden een naam die alles zei. Het viel nog niet mee om die naam te verzinnen. Een klant van ons heeft uiteindelijk de naam bedacht. Omdat we onze dienstverlening uitbreidden met fiscaal en juridisch advies, wilden we dat in de naam terug laten komen. Aardig gelukt, al zeg ik het zelf. De M van ons logo staat met het hoofd (rondje boven de M) en de handjes (bolletjes onder de M) symbool voor de adviseur aan tafel. We zijn er nog altijd blij mee.”
Zo goed als alle kennis in huis en zorgen voor continuïteit
Het team is vrij constant bij Accombis. “Medewerkers die bij ons in dienst zijn, blijven meestal lang en dat zie ik als compliment”, zegt Ed. “We zijn ooit groter geweest, dat was na de fusie met Moonen & van de Weegh in 2008. Door natuurlijk verloop en verdergaande automatisering, zijn we langzaam weer iets geslonken. Doordat in 2010 Elly Dekkers partner is geworden, kunnen we fiscaal juridische werkzaamheden voor onze klanten zelf uitvoeren. De toetreding van Jeroen Spooren als partner in 2019 (als opvolger van Huub van de Weegh) maakt ons team compleet en nu hebben we zo goed als alle kennis zelf in huis én dat maakt het voor ondernemers aantrekkelijk om hun financiële zaken bij ons onder te brengen.”
Zorgen dat ondernemende regio in beweging blijft
Een mooie geschiedenis. Leuk om op terug te kijken, maar Ed kijkt veel liever vooruit; plannen maken voor de toekomst. “Uiteindelijk gaat het om het ‘nu’, vindt hij. “Nu kunnen we lekker werken, ons inspannen voor onze klanten en op die manier onze bijdrage leveren zodat onze ondernemende regio in beweging blijft.”
Wij hebben een vacature openstaan voor een assistent accountant. Boudewijn van Buggenum vervult deze functie sinds september 2018 en hij vertelt graag hoe een gemiddelde werkdag bij Accombis er voor hem uitziet.
Bij de klant
“Wil je de saaie versie?”, begint hij zijn opsomming lachend. “Ik kom op kantoor, werk de hele dag aan een jaarrekening en ga weer naar huis.” Gelukkig komen dit soort dagen niet vaak voor. “Ik kan mijn eigen tijd indelen en dus gebeurt het zelden dat ik een héle dag hetzelfde doe”, vertelt hij verder. “Maar goed, een gemiddelde dag. Laat ik vorige week maandag nemen, toen er een afspraak met een klant gepland stond. Er moest een nieuw administratiepakket ingericht worden voor deze klant en dat heb ik aan het begin van de dag voorbereid. Het was mijn taak om dat proces te begeleiden en de klant wegwijs te maken in de nieuwe software. Niet vergeten dat ze vaak al jaren een bepaalde manier van werken gewend zijn; zo’n overstap kan echt de nodige uitdagingen bieden. Voor de klant is het dan prettig als ik er ben want ik kan de meeste vragen meteen beantwoorden.”
Op kantoor
Rond lunchtijd was Boudewijn weer terug op kantoor en na de gezamenlijke lunch kon hij aan de slag met de BTW aangiftes van een aantal klanten. “Januari is BTW maand en dan moeten er veel aangiftes worden ingediend. Veel klanten verwerken zelf hun administratie, maar willen graag dat wij (op hoofdlijnen) beoordelen of het klopt. Voor hen is dat een extra check en daarna kunnen wij de aangifte indienen. De rest van de dag ben ik bezig geweest met het samenstellen van jaarrekeningen.” De afwisseling maakt het werk leuk. “Als ik mijn focus nodig heb voor een opdracht, blok ik een deel van de dag in mijn agenda. Het gebeurt bijna altijd dat er tóch een onverwachte vraag tussendoor komt, daar is altijd ruimte voor.”
Studeren
Tussen alle drukke werkzaamheden door heeft Boudewijn ook nog tijd om te studeren. “Ik heb mijn Bachelor gehaald op de Fontys, studierichting Accountancy en ben nu bezig met de opleiding tot MKB accountant. Ik heb de ambitie om naar de functie van accountant door te groeien. Zodoende heb ik besloten om meteen na de bachelor te starten met het theoretische deel van de opleiding tot MKB-accountant. Deze heb ik inmiddels afgerond en wat rest is het praktijkgedeelte van de opleiding. Ik ervaar de combinatie tussen werken en studeren als zeer prettig. De theorie in de opleiding kan ik meteen toepassen in mijn werkzaamheden op kantoor. Daarnaast wordt studie overigens altijd gestimuleerd en gefaciliteerd door Accombis.
Team
Op de vraag wat Boudewijn het liefst doet op kantoor, weet hij het antwoord snel: “Klantcontact. Ik vind het prettig om klanten van dienst te kunnen zijn, met hen in gesprek te gaan over hun onderneming, advies te geven en te begeleiden in hun administratieve werkzaamheden.” Tegen zijn toekomstige collega wil hij ook alvast iets zeggen: “Je komt in een hardwerkend en heel gezellig team te werken. De functie is afwisselend vanwege de vele klanten in diverse sectoren. Je werkt grotendeels zelfstandig, maar kunt altijd terugvallen op de ervaring en kennis van de collega’s.”
Wil je meer weten over het werken bij Accombis of de functie van assistent accountant? Wij komen graag met je in contact om samen te kijken naar de mogelijkheden.
