Vertrouwen als basis van de samenwerking

Vertrouwen als basis van de samenwerking

Fris Karton is een productiebedrijf in golfkartonnen verpakkingen. Al vijfendertig jaar worden met passie en plezier golfkartonnen verpakkingen geproduceerd voor uiteenlopende producten. In de fabriek in Bladel  wordt steeds meer nadruk op duurzaamheid en milieu gelegd. Accombis Accountants en Adviseurs is sinds twee jaar de partner voor alle administratieve en financiële ondersteuning.

Fris Karton – voorheen bekend als Arifal – is al vijfendertig jaar een vertrouwde partner als het op golfkartonnen verpakkingen aankomt. Moniek van Steensel en Rob Smets mogen zich sinds twaalf jaar eigenaren noemen, het bedrijf werd overgenomen van Monieks vader. “Het is een mooie uitdaging om verpakkingen precies naar de wensen van de klant te mogen maken. We doen dat al lang en ik zeg niet zonder trots: we doen dat goed. Met een omzet van 12 miljoen euro per jaar, zijn we een serieuze speler op de markt. Daar hebben we hard voor gewerkt en dat doen we nog steeds elke dag met ons team van vijfendertig enthousiaste mensen.”

Ons paradepaardje

Eind 2022 wordt een nieuwe machine in gebruik genomen en daar zijn Moniek en Rob erg trots op. “Met de komst van ons paradepaardje, de ‘EMBA 295 QS Ultima’, spelen we in op de enorme vraag naar verpakkingen én de wensen op het gebied van duurzaamheid van onze klanten. De Zweedse machine van maar liefst vijftig meter levert een enorme milieubesparing op omdat minder energie, inkt en water wordt gebruikt, terwijl de productie verdrievoudigd wordt.” Qua karton is minder papier nodig, terwijl de stevigheid toeneemt. “De aanschaf van zo’n machine gaat niet over één nacht ijs. Dat is een investering waar je ‘even’ over na moet denken. Jeroen Spooren, onze accountant en relatiebeheerder bij Accombis, dacht met ons mee over hoe we dit financieel zouden gaan vormgeven, en gaf advies waar je wat aan hebt. Zo fijn om met hem te kunnen sparren.”

Een betrouwbare partner

Twee jaar geleden ging Fris Karton op zoek naar een ander accountantskantoor. “We zochten naar een betrouwbare partner, waarbij we ons thuis zouden voelen, die met ons mee kon denken en waarbij we over het algemeen een warm gevoel hadden. Dat zit in ons bedrijfs-DNA, dat het goed moet voelen, anders doen we het niet. Bij Accombis is het vertrouwen groot. Het grote voordeel van Accombis is, dat alles onder één dak zit. De boekhouding, maar ook de salarisadministratie en alle fiscale werkzaamheden. Op het gebied van de personeelsadministratie is het voor ons een enorme vooruitgang dat we nu nog meer uit ‘Nmbrs’ halen. We  gebruiken steeds meer van de mogelijkheden die het systeem biedt. Daarin vinden onze medewerkers hun loonstroken en kunnen ze hun verlofaanvragen doen. Met één druk op de knop, hebben wij het overzicht en dat levert een enorme tijdsbesparing op. Tijd die we graag aan onze klanten en opdrachten besteden.”

Korte lijntjes en een professionele houding

De samenwerking tussen Accombis en Fris Karton is goed. “De lijntjes zijn kort als er vragen of problemen zijn. We hebben op regelmatige basis overleg maar er gaan ook weken voorbij dat er geen contact is. Dan is het niet nodig. We zijn erg te spreken over de professionele houding en de kennis die ze tentoonspreiden. Het schept vertrouwen dat de medewerkers weten waarover ze spreken en dat er altijd eerlijkheid in de communicatie is.”

Fris Karton zit nog altijd in een groeifase. “Dat is de reden dat we de nieuwe machine hebben aangeschaft. Ook al lijken de economische vooruitzichten iets minder, de behoefte aan verpakkingen blijft. Met onze nieuwe machine dragen we bij aan milieubesparing en duurzaamheid en daar ligt onze kracht ten opzichte van onze concurrenten. De flexibiliteit van onze nieuwe machine geeft ons een belangrijk voordeel ten opzichte van onze concurrenten. Met Accombis als onze back-up op administratief en fiscaal gebied, gaan we ervan uit dat onze groei voorlopig nog niet voorbij is.”

Contact met klanten is de kers op de taart

Contact met klanten is de kers op de taart

Het feestje is al geweest maar Elly kijkt graag even terug op 12,5 jaar Accombis. Een tijd waarin ze de automatisering zag groeien maar waar één ding hetzelfde is gebleven: het contact met klanten. De dienstverlening vindt ze nog altijd het mooiste aspect van haar werk.

De Kempische mentaliteit past bij ons kantoor

Elly huurde als zelfstandig fiscaal jurist een ruimte in het pand van Accombis en werkte al regelmatig voor klanten van Accombis,  toen haar gevraagd werd toe te treden tot het team. “Een mooie weg, als je het mij vraagt: eerst het kantoor en de mensen leren kennen en dan de volgende stap zetten. Toen ik begon zaten Huub van de Weegh en Ed Daniëls in de maatschap en werd ik hun compagnon. De start van een fijne samenwerking en ik heb veel van Huub en Ed geleerd. Huub is een paar jaar geleden met pensioen gegaan waarna Jeroen Spooren zijn plaats in de maatschap  heeft ingenomen. We vullen elkaar goed aan en vormen een hecht team.

Ik begon in de financiële crisis die voor veel bedrijven – zeker in het MKB –  economische gevolgen had. Overal stond de rem op, er werd minder geïnvesteerd  en samenwerkingen werden on hold gezet. De hele wereld, zeker de financiële wereld, zat in grote onzekerheid. Geen gemakkelijke tijd. Maar we hebben ons er doorheen geslagen en datzelfde geldt gelukkig voor veel van onze klanten.”

Het gros van Elly’s klanten komt uit de Kempen en dat bevalt haar goed. “We begrijpen elkaar en ik hou van hun mentaliteit. ‘Niet lullen maar poetsen’, hard werken en eerlijk zijn. We spreken elkaars taal. We hebben de laatste jaren een aantal mooie klanten aan ons klanten bestand toe kunnen voegen.”

De combinatie van het zakelijke met het persoonlijke, bevalt Elly goed. “Je bouwt een jarenlange relatie op en weet dat zakelijke beslissingen soms worden ingegeven door persoonlijke drijfveren. Daar moet je rekening mee houden en daar kun je alleen maar respect voor hebben. Ik geniet ervan als klanten mij waarderen omdat ik moeilijke zaken eenvoudig kan uitleggen en hen mee kan nemen in het adviesproces. “

Digitalisering heeft ons veel opgeleverd

Elly werkt in een fijn team. In totaal bestaat het team uit tien personen.  “Zonder team ben je nergens”, vindt ze. “We hebben allemaal onze eigen specialisatie en daarom kunnen we het beste bieden aan onze klanten. Ik weet veel van fiscaal recht, maar zonder goede cijfers kan ik geen advies uitbrengen. Die nauwe samenwerking in ons team maakt ons sterk. Daarnaast heb ik externe partners waar ik mee kan sparren om tot de beste oplossingen voor de uitdagingen van onze klanten te komen.”

De grootste verandering die Elly de afgelopen 12,5 jaar heeft meegemaakt is de digitalisering. “Toen ik hier begon hadden we alleen nog papieren dossiers. Stápels papieren op je bureau. Ook klanten die ordners vol bonnetjes kwamen brengen. Ruim tien jaar geleden zijn we overgestapt op digitale dossiers en ook het administratieve proces is verder geautomatiseerd.  Daardoor kunnen we zoveel efficiënter werken. Uiteraard zijn niet al onze klanten volledig digitaal, maar daar helpen we ze graag bij. Veelal al onze automatiseringsprogramma’s zijn  aan elkaar gekoppeld. Daardoor kunnen we informatie snel ontsluiten. Ook kunnen we sneller contact met de klant maken. Ik zie vooral  de meerwaarde vanwege de snelheid en het combineren van de data. Daardoor kunnen we onze klanten nog beter van dienst zijn.  Het heeft echter ook een nadeel: als de stroom uitvalt of het internet eruit ligt, staan we even stil. Gelukkig gebeurt dat zelden.”

De kers op de taart

Tijd om lang stil te staan bij haar jubileum gunt Elly zich niet. “Zo bijzonder is het niet”, vindt ze. “Ik heb het gewoon heel goed naar mijn zin, ga met plezier werken en dan zijn 12,5 jaar zo voorbij. We hebben gebak gehad maar de echte kers op de taart is voor mij het dagelijks contact met onze klanten.”

De kracht van de combinatie

De kracht van de combinatie

De relatie tussen Accombis en Landgoed de Biestheuvel bestaat al jaren, meer dan tien jaar in ieder geval. De band is goed, het wederzijds vertrouwen groot. Arjan Verhagen, één van de drie eigenaren van Landgoed de Biestheuvel, prijst de combinatie van fiscale en administratieve ondersteuning en vindt het prettig om te sparren met de deskundige medewerkers van Accombis.

Landgoed de Biestheuvel is sinds een paar maanden weer volledig operationeel. Door corona zaten de bedrijfsactiviteiten stevig op slot. “Ook daarin hebben wij de expertise van Accombis goed kunnen gebruiken”, vertelt Arjan. “Natuurlijk hadden we zelf al onderzocht wat er mogelijk was en op welke regelingen we aanspraak konden maken. Dat we vervolgens konden overleggen met – en advies kregen van – Elly en Jeroen, was erg fijn. We kregen hulp bij de administratieve afhandeling en hadden de benodigde stukken snel in huis.” Inmiddels draaien de accommodaties weer op volle toeren, worden de outdoor activiteiten volop benut en is de horeca terug op sterkte.

“Wij richten ons op groepen en daar zijn wij goed in. De combinatie van onze drie bedrijfsonderdelen is wat onze kracht kenmerkt”, vindt Arjan. “Vaak wordt van die combinatie gebruik gemaakt; gasten van één van de negen accommodaties vergaderen bijvoorbeeld in de zalen en eten in het horecagedeelte of laten het eten in de huizen bezorgen en niet zelden worden de outdoor activiteiten – meer dan dertig verschillende vormen – toegevoegd aan het programma. De horeca leent zich uitstekend voor feesten, vergaderingen en trouwerijen. De groepsaccommodaties zijn geschikt voor groepen van 15 tot 250 personen en kunnen desgewenst voorzien worden van medische hulpmiddelen; zo zijn we geschikt voor álle doelgroepen. In de weekenden zijn het vaak families of vrienden die een gezellige tijd met elkaar willen beleven; doordeweeks ontvangen we vaker zakelijke groepen, scholieren en zorgbehoeftigen. Die variatie maakt dat ons werk zo fijn is en zoveel voldoening geeft.”

Landgoed de Biestheuvel is een echt familiebedrijf en ligt midden in de Brabantse Kempen. Het is maar liefst 23 hectare groot, waarvan 17 hectare natuurgebied is. Heerlijk om te wandelen of andere buitenactiviteiten in te ondernemen en erg rustgevend. Arjan: “We stralen het gemoedelijke van deze streek uit, het familiegevoel overheerst. Ik run het bedrijf samen met mijn vrouw en zwager, maar we willen de familiesfeer ook op ons team uitstralen. We doen het allemaal samen, daar zijn we sterk in.”

De samenwerking met Accombis is al jaren goed. “We hebben zelf een goede administratieve afdeling maar je kunt niet alles zelf”, zegt Arjan. “Wij leveren de cijfers en stukken aan en zij verwerken die in jaarrekeningen, salarisadministratie en fiscale aangiftes. Zo doet iedereen waar hij goed in is en leggen we de verantwoordelijkheden waar die het best op hun plek zijn. Bij belangrijke stappen die we willen zetten in de bedrijfsvoering nodigen we eerst Elly en/of Jeroen graag uit om mee te sparren. Zij kijken vaak met een andere blik, wijzen ons op mogelijkheden of valkuilen en daar kunnen wij ons voordeel dan mee doen. De beslissingen nemen we natuurlijk zelf en dat doen we graag zo goed geïnformeerd mogelijk.”

3 tips voor jouw personeelsadministratie

3 tips voor jouw personeelsadministratie

Sheila werkt vanaf 1 september 2021 bij Accombis op de salaris- en personeelsadministratie. Ze vertelt ons over haar werk en deelt ook een drietal tips voor jouw onderneming!

Sheila: “Ik houd me bezig met de salarisverwerking van de medewerkers van onze klanten, het opstellen van contracten en het beheer van personeelsdossiers. Daarnaast verwerk ik mutaties met betrekking tot lonen en zorg ik voor de correcte afdrachten aan de belastingdienst. Tot slot verwerk ik voor onze klanten de pensioenaanmeldingen en – wijzigingen en controleer ik de nota’s van het pensioenfonds.”

Het is belangrijk om jouw salaris- en personeelsadministratie op orde te hebben. Uiteraard helpt Sheila daar graag bij en ze wil daarom een aantal zaken onder de aandacht brengen:

1 – VOORWAARDEN PROEFTIJD

Wist je dat er alleen een proeftijd mag worden afgesproken wanneer een contract een looptijd heeft langer dan 6 maanden? Sheila: “Wanneer je een proeftijd wilt afspreken bij een contract van 6 maanden of korter,  dan kun je geen proeftijd in het contract zetten.  Wil je toch een proeftijd, overweeg dan om het contract te verlengen naar bijvoorbeeld 7 maanden.” Let ook op bij de verlenging van een contract. “Wanneer het gaat om een verlenging van een contract waarin dezelfde functieomschrijving staat, dan mag er géén proeftijd opgenomen worden in het contract. Deze proeftijd heeft de werknemer immers al gehad tijdens het eerste contract. Is er sprake van andere functie-eisen en verantwoordelijkheden, dan mag je wel opnieuw een proeftijd hanteren”, legt Sheila uit.

2 – VERPLICHTE DOCUMENTEN

Er zijn een aantal documenten die altijd aanwezig moeten zijn voor alle medewerkers in jouw bedrijf. Sheila: “Dat geldt voor fulltime en parttime medewerkers, maar ook voor oproepkrachten en stagiaires. Dus voor iedereen die in jouw bedrijf werkt!” Welke documenten zijn dat dan?

  • Getekend formulier loonheffingen
  • Getekende arbeidsovereenkomst
  • Kopie identiteitsbewijs

“De eerste twee documenten moeten wij én de klant zelf in de administratie hebben. Let er ook altijd op dat alle documenten ondertekend zijn”, benadrukt Sheila. “Een bedrijf moet daarnaast altijd een kopie van het identiteitsbewijs van een medewerker in dossier hebben en daarbij is het belangrijk dat deze nog geldig is op de dag dat iemand start. Deze moet de klant namelijk kunnen overleggen bij eventuele controles, dat kan bijvoorbeeld een controle van de belastingdienst of arbeidsinspectie zijn. Je moet dan kunnen aantonen dat iemand wettelijk bij jou mag werken. Wij mogen zelf geen kopieën van identiteitsbewijzen in dossier hebben in verband de wet op de privacy.

3 – EENVOUDIG BETALEN

Voer jij elke maand handmatig alle salarisbetalingen in bij de bank? “Wij werken met het systeem van Nmbrs. In dat systeem kun je werken met een SEPA betaling. Je kan dan via Nmbrs maandelijks een bestand inlezen bij de bank, waarin alle gegevens al vooraf ingevuld staan, van het netto salaris tot en met de banknummers. Dit scheelt een hoop tijd, want je hoeft niet alles over te typen. Daarnaast is het veel minder foutgevoelig dan alles overtypen. Een nulletje teveel vinden medewerkers misschien niet erg, maar de werkgever wel”, lacht Sheila.

Heb je nog vragen over bovenstaande tips? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder.

Een dagje meekijken met… accountant Jeroen

Een dagje meekijken met… accountant Jeroen

Altijd al benieuwd naar wat een accountant doet tijdens zijn werkdag? Vandaag kijken we een dagje mee met Jeroen Spooren, registeraccountant bij Accombis. Hij vertelt ons hoe een werkdag bij Accombis er voor hem uitziet.

Goed begin van de dag

“Ik begin mijn ochtend met het naar school brengen van onze kinderen. Vervolgens ga ik door naar kantoor, waar ik rond half 9 arriveer. Eerst neem ik  een kopje koffie en dan kunnen we aan het werk.

Bij Accombis focussen we ons voornamelijk op zakelijke MKB klanten in de Kempen. We hebben een grote diversiteit aan klanten, van productie- en handelsbedrijven, tot horeca en dienstverlenende bedrijven. Dat is het leuke aan mijn werk, iedere (paar) uur heb ik te maken met een andere ondernemer en een andere tak van sport. Deze ochtend bespreek ik samen  met een klant de concept jaarstukken  en de concept aangiftes vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting over 2021 die we voor hem hebben opgesteld. Daarbij komen natuurlijk ook de ontwikkelingen in en de verwachten voor de rest van 2022 aan de orde. Na de bespreking geef ik eventuele  correcties door aan de assistent die de stukken heeft opgesteld en die het verder afwerkt, waarna de jaarstukken en aangiftes definitief gemaakt kunnen worden.

Hierna heb ik telefonisch contact met enkele klanten. Hierbij komen uiteenlopende vragen en wensen van klanten ter sprake welke we vervolgens binnen ons team zo goed en efficiënt mogelijk oppakken en beantwoorden.

Tijd voor de lunch

“Vandaag sla ik mijn rondje wandelen tijdens de lunch over in verband met onze maandelijkse lunchbijeenkomst. We praten dan  de collega’s bij over een vaktechnisch onderwerp in combinatie met een lekkere lunch. Mijn collega Elly, ikzelf of iemand van buitenaf bereidt een informatieve presentatie voor die tijdens deze lunchbijeenkomst wordt gedeeld met onze collega’s. Vandaag vertelt Elly ons de laatste fiscale wetswijzigingen.  Zo blijven we allemaal goed op de hoogte en zorgen we voor betrokkenheid onder de medewerkers.”

De tweede helft

“Wij zijn bij Accombis met 10 collega’s. We werken in wisselende teamsamenstellingen, zodat ik de ene keer met de ene collega en de andere keer met een andere collega samenwerk. Voor onze klanten zorgen we zoveel als mogelijk voor vaste teams, zodat zij altijd vaste aanspreekpunten hebben en bekende gezichten zien.

In de middag rond ik eerst enkele jaarrekeningen en aangiftes af en sluit de bijbehorende dossiers af. Vanwege de wet- en regelgeving hebben wij allerlei verplichtingen met betrekking tot de dossiervorming. Wij hebben digitale dossiers, waar onder andere alle vastleggingen en afwegingen, onze besprekingsverslagen en het akkoord van de klant met de conceptstukken worden opgenomen.

Naast de jaarstukken en aangiftes geven wij ook advies. Met tussentijdse cijfers en prognoses voorzien wij in de behoeftes van onze klanten. We laten zien hoe ze ervoor staan en wat de verwachtingen en risico’s voor ze zijn. We werken dan dus meer in de actualiteit. Eerder  heb ik voor één van onze klanten tussentijdse cijfers 2022 en een prognose voor 2022 en 2023 beoordeeld en opgesteld. Deze conceptcijfers en prognose ga ik vanmiddag  bespreken met de klant, zodat hij deze stukken kan gebruiken voor de financieringsaanvraag in verband met een uitbreiding. Wij helpen hem, zodat hij met de juiste stukken richting de bank kan voor zijn financieringsaanvraag.”

Einde werkdag

“Het laatste half uurtje van mijn werkdag loop ik nog even binnen bij mijn collega Elly. Zij is fiscaal jurist en ik spar met haar over of een bepaalde structuur bij een klant fiscaal optimaal is. Dan is het tijd om af te ronden. Vandaag stop ik redelijk op tijd, om onze oudste zoon training te kunnen geven. Even lekker naar buiten op het voetbalveld.”

Fijne avond!