Specialist Hetty aan het woord – over automatische bankkoppeling en Basecone

Specialist Hetty aan het woord – over automatische bankkoppeling en Basecone

Hetty is nu zo’n 30 jaar werkzaam in de accountancy. Binnen Accombis houdt Hetty zich naast het opstellen van jaarrekeningen en aangiftes ook bezig met de automatisering. ‘’Ik vind automatisering leuk en heb me daar in gespecialiseerd.’’ Daarnaast fungeert Hetty binnen Accombis als vraagbaak, voor vragen van collega’s, maar ook voor vragen van klanten over de werking van de pakketten en de mogelijke koppelingen. Alle vragen en problemen die er over dat onderwerp komen, pakt Hetty op. Daardoor leert Hetty steeds bij en blijft ze zich ontwikkelen. In de 30 jaar tijd is er heel veel veranderd, met name op het gebied van automatisering/digitalisering. Hetty neemt ons graag mee in deze ontwikkelingen.

Hoe het begon

‘’Toen ik begon met werken op een accountantskantoor brachten de klanten maandelijks of per kwartaal ‘de administratie’ naar ons kantoor. Dit werd door ons verwerkt in een boekhoudpakket. Na afloop van het jaar werd de jaarrekening opgesteld. Deze werd eerst met de hand uitgewerkt, nu is dat ondenkbaar. Tegenwoordig  maken veel ondernemers gebruik van een boekhoudpakket of branche gerelateerd pakket om hun administratie bij te houden. Voor ondernemers die geen eigen pakket hebben, verwerken wij de administratie. Verder maken we gebruik van scan- en herkenoplossingen zodat de administratie desgewenst volledig gedigitaliseerd kan worden. In mijn functie bij Accombis ben ik voor deze pakketten vaak de spin in het web.’’

Bankkoppeling

Een van de ontwikkelingen die Hetty meekreeg is de mogelijkheid van een bankkoppeling. Ze vertelt: ‘’Voor de bankmutaties is het met een aantal grote banken mogelijk om een koppeling te maken met het boekhoudpakket (Accountancy Gemak). Als dit gedaan is worden elke nacht de bankmutaties automatisch ingelezen. Op basis van de naam en omschrijving/betalingskenmerk binnen de bankmutaties, zal ons boekhoudpakket al een groot aantal mutaties automatisch kunnen boeken. Natuurlijk controleren wij die voorstellen eerst. De mutaties die het systeem niet automatisch kan boeken vullen wij aan met de benodigde gegevens waarna de dagelijkse mutaties kunnen worden verwerkt.’’

Basecone

Naast de mogelijkheid van een bankkoppeling, is ook Basecone een nieuwe ontwikkeling. ‘’Aangezien wij bij Accombis, naast ons boekhoudpakket (Accountancy Gemak) ook gebruik maken van een scan- en herkenoplossing (Basecone), kan de ondernemer volstaan door de digitaal ontvangen factuur door te sturen via de mail naar Basecone. Mochten er toch nog facturen per post worden ontvangen dan kunnen deze ook naar Basecone gestuurd worden door deze in te scannen of door een foto te maken met je telefoon.

Vervolgens verwerken wij deze facturen in Basecone, waarbij een groot deel van de gegevens automatisch worden herkend en waarbij er al een rekeningnummer wordt voorgesteld aan de hand van eerder verwerkte facturen. Ook hiervoor geldt dat wij deze eerst controleren alvorens deze geboekt worden. Door de verwerking in Basecone komen de inkoopfacturen direct in het boekhoudpakket. Het voordeel hiervan is dat in het boekhoudpakket de originele factuur altijd zichtbaar is.’’

Voordelen

Het automatiseren en digitaliseren van administratie brengt veel voordelen met zich mee voor de ondernemer. Hetty: ‘’Dankzij dit nieuwe systeem gaat veel automatisch, wat tijdbesparend werkt. Daarnaast krijgen ondernemers een goed overzicht van de omzet ten opzichte van anderen jaren, de openstaande verkoop- en inkoopfacturen en banksaldo. Doordat alles nu in één systeem zit en zowel de ondernemer als wij hier toegang toe hebben, blijft de administratie up-to-date en overzichtelijk voor de ondernemer.’’

Benieuwd wat Accombis voor jouw kan betekenen? Neem contact met ons op!

Dingen die je moet weten over testamenten

Dingen die je moet weten over testamenten

Je testament – voor veel mensen klinkt dat als iets waar ze nog liever niet aan denken, of beter gezegd; waarvan ze denken dat ze er nog lang niet aan hóeven denken. Toch kan het niet op laten stellen van een testament nare gevolgen hebben voor jouw nabestaanden wanneer er onverhoopt toch iets met je mocht gebeuren. Onze fiscaal jurist Elly Dekkers weet hoe belangrijk een testament is. Vandaag vertelt ze je over de mogelijkheden.

Testament – geen zorg voor later

Wat gebeurt er met jouw bezittingen na je dood? Veel mensen weten niet hoe ze deze vraag moeten beantwoorden omdat ze daar gewoonweg nog niets voor geregeld hebben. ‘Testament’ klinkt namelijk als iets waar je je pas rond je pensioen om hoeft te bekommeren. “Het lijkt wel alsof mensen soms denken dat ze onsterfelijk zijn”, begint Elly. “Ze denken dat alles op vanzelfsprekende wijze wordt geregeld, en dat je er daarom geen omkijken naar hebt. Natuurlijk hebben we het wettelijk erfrecht dat bepaalt waar jouw nalatenschap naar toegaat. Maar het is niet vanzelfsprekend dat dit overeenkomt met jouw wensen.”

Een testament is een notariële akte met jouw uiterste wilsbeschikking – oftewel, wat er met jouw bezittingen gebeurt als je overlijdt. Het is een manier om uitzonderingen vast te stellen die van toepassing zijn op de wettelijke verdeling, die in alle andere gevallen van toepassing is. Testamenten worden in een landelijk register vastgelegd.

Wettelijke verdeling nalatenschap

De wet maakt onderscheid tussen vier groepen als het gaat om nalatenschappen. Wanneer je niets geregeld hebt, wordt er eerst gekeken naar echtgenoten, geregistreerde partners en kinderen; daarna ouders, broers en zussen, dan grootouders, en tot slot overgrootouders. “In elke situatie krijgt iedereen een gelijk deel”, weet Elly. “Als je geen testament hebt, heb je daar zelf niets over te zeggen.”

Zo kan het dus voorkomen dat je samenwoont met iemand, maar daar niets voor vastgelegd hebt (geen testament). Jouw deel in bijvoorbeeld het huis en overige zaken die jullie samen gekocht hebben gaan in dat geval naar jouw familie. In het ergste geval moet jouw partner de woning misschien wel verlaten! Met een testament kun je niet alleen dit soort vervelende situaties voorkomen, je voorkomt er ook de nodige zorgen (en wellicht frustraties) van jouw nabestaanden mee. Met een goed testament kun je ook na je overlijden goed zorgen voor diegenen die je lief zijn en die je nalaat. Verder is natuurlijk van belang dat je met een goed testament erfbelasting kunt besparen.

Wat je allemaal testamentair kunt vastleggen

Een testament wordt door een notaris opgesteld. Met een testament kun je de verdeling helemaal zelf bepalen. Je kunt daardoor mogelijk bepaalde vrijstellingen benutten. Het is altijd mogelijk om je testament nog aan te passen. “In een testament kun je echt je eigen wensen vast laten leggen”, vertelt Elly. “Wie wat erft, of je erfgenamen wilt onterven, maar bijvoorbeeld ook een uitsluitingsclausule die zorgt dat jouw erfenis voor jouw kind is en niet tot een huwelijksgemeenschap gaat horen. Op die manier kan voorkomen worden dat de erfenis bij de koude kant terecht komt.”

Andere opties zijn bijvoorbeeld iets nalaten aan een goed doel of aan een vriend, het besparen op erfbelasting, het vastleggen van je uitvaartwensen, en zelfs de voogdij van je kinderen regelen. “Een testament wordt pas geopend als je dood bent”, zegt Elly tot slot. “Het is, heel cru gezegd, op dat moment jouw probleem niet meer. Dat wil niet zeggen dat je er niet over na hoeft te denken; het is juist goed om dat wel te doen, om zo heel veel zaken op tijd te tackelen. Ik of één van onze andere specialisten kijkt graag met je mee.”

2021 – Jeroen en Ed maken de balans op

2021 – Jeroen en Ed maken de balans op

Na wederom een bewogen jaar is het nu de beurt aan Jeroen en Ed om de balans op te maken. Hoe kijken ze terug op 2021 en wat zal 2022 gaan brengen? Het woord is aan Jeroen en Ed!

Het c-woord

Hoewel niemand het er nog over wil hebben, kunnen we niet om de wereldwijde pandemie heen. “Het afgelopen jaar stond opnieuw veel in het teken van corona”, bijt Jeroen het spits af. “Dat gold overal, dus ook voor Accombis. Soms moesten we zaken anders prioriteren, omdat er voor regelingen zoals NOW en TVL harde deadlines golden.”

In 2020 waren de maatregelen nog nieuw, en bestond het voor ons in eerste instantie uit het aanvragen van steunmaatregelen. “Geleidelijk kwam daar ook de afwikkeling bij kijken”, hervat Jeroen. “Hopelijk dat het voor 2022 veelal beperkt blijft tot de afwikkeling van de diverse steunmaatregelen, al hoop ik daarnaast wel dat de overheid de ondernemers waar nodig zal blijven ondersteunen de komende periode, zodat we samen op een goede manier uit deze crisis kunnen komen. Ondanks dat wij het er het komende jaar nog wel druk mee zullen hebben, hoop ik dat de impact van corona op ons normale leven snel minder wordt.”

Personele vooruitgang

Ons personeelsfeest is bijvoorbeeld al twee jaar op rij niet door kunnen gaan. “We hebben tussendoor wel wat kunnen doen, maar veel verder dan kleine uitstapjes en onze maandelijkse lunchmeeting zijn we niet gekomen”, aldus Jeroen. “We gaan er van uit dat we komend jaar eindelijk weer eens een ‘normaal’ personeelsfeest kunnen hebben met onze medewerkers en hun partners.”

Overigens staan we op personeel vlak niet stil, weet Ed. “We blijven ons het komende jaar ontwikkelen”, zegt hij. “We gaan bijvoorbeeld starten met een zogenaamde weekstart, een kort werkoverleg van een kwartiertje waarin iedereen kan vertellen wat hen bezighoudt. Zo weet je ook van je collega’s waar ze mee bezig zijn en waar iemand eventueel hulp bij kan gebruiken. Onderlinge samenwerking is iets waar we komend jaar nog meer op zullen focussen.”

Proactieve rol

Jeroen en Boudewijn hebben afgelopen najaar een bedrijfseconomische cursus gevolgd waardoor zij klanten nog meer toegevoegde waarde kunnen gaan bieden. “Afhankelijk van de behoeftes bij onze klanten en hoe de zaken zich ontwikkelen willen we deze systematiek komend jaar voor een aantal klanten gaan uitrollen”, vult Jeroen aan.

“We vinden het belangrijk om bedrijven te ondersteunen en ze bepaalde zaken uit handen te nemen”, gaat Ed weer verder. “Samen met klanten willen we op zoek gaan naar pijnpunten in het bedrijf en hoe we die samen kunnen oplossen.”

Terug naar vroeger

Uiteindelijk draait vooruitblikken maar om één ding: terug willen naar het oude normaal. “Ik hoop dat we weer snel ondernemers kunnen treffen op netwerkbijeenkomsten”, aldus Ed. “Je merkt dat het toch wel fijn is om met anderen te kunnen sparren.”

Voor het verenigingsleven is dat niet anders, weet Jeroen. Het verenigingsleven ligt nu ook grotendeels stil; het is heel belangrijk dat het sociale leven weer door kan gaan. “Wij blijven daarom een aantal verenigingen in de omliggende dorpen financieel ondersteunen”, zegt hij daarover. “We hopen dat ze op deze manier hun ledenbestand in stand kunnen houden en dat ze snel weer hun activiteiten kunnen hervatten, dat is prettig voor iedereen!”