Altijd leuk een feestje met het personeel. Wil je weten hoe het belastingtechnisch ook leuk kunt houden, lees dan snel verder. Wij geven graag tips hoe het niet in de papieren gaat lopen en jij achteraf niet met een kater blijft zitten. Althans, niet met de financiële kater…
Even echt ontspannen
Even iets leuks doen met de collega’s, een keer niet over werk praten maar met een gezellige activiteit, een hapje en een drankje even totaal ontspannen. Iedere ondernemer organiseert het voor de werknemers maar wist je dat er een financieel addertje onder het gras kan zitten? Dat heeft te maken met de WKR (de WerkKostenRegeling). Wanneer een personeelsfeest niet goed geregeld is, kunnen werknemers voor een onaangename verrassing komen te staan. Dat is natuurlijk het laatste wat je wilt.
Smakelijk eten!
Een feestje organiseren op de eigen werkplek is belastingvrij. Een feestje op een locatie buiten de werkplek kan een belastingaanslag van 80% opleveren. Daar zit jouw personeel natuurlijk niet op te wachten. Volgens de WKR zijn maaltijden die op de werkplek genuttigd worden belast tot maximaal € 3,55. Oók als dat een zevengangen diner is. Datzelfde diner, buiten de werkplek gegeten, moet voor het volledige bedrag belast worden en dat kan vele euro’s schelen. Over katers gesproken.
In beginsel wordt dit diner als loon bij de werknemer belast. Door de kosten van het feest/etentje echter onder te brengen in de werkkostenregeling blijft dit voor de werknemers gelukkig onbelast en schuift de heffing naar de werkgever. De werkgever kan de vrije ruimte benutten (in 2023 is dat 3,00% van een loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere). Over het restant is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd.
Tips om te besparen
De werkplek mag ruim worden uitgelegd: het parkeerterrein telt bijvoorbeeld ook als werkplek, en misschien kan een feesttent uitkomst bieden.
Wanneer je zakenrelaties of klanten uitnodigt, kun je de kosten naar rato ‘delen’ met het personeel en dit kan een fiscaal voordeel opleveren.
Wordt een feestje gehouden in combinaties met een spreker (conferentie) of studiedag, dan kan een deel van de kosten bijvoorbeeld als cursus worden geboekt.
Even rekenen
Als voorbeeld een rekensommetje waarbij het uitgangpunt is dat de vrije ruimte niet meer benut kan worden: je pakt lekker uit en het feestje voor 25 personeelsleden kost € 5.000,-. Op de werkplek georganiseerd, wordt alleen de maaltijd belast tegen een vaste waardering van € 3,55 per persoon. De belastingheffing over de maaltijd kost 80% van 25 x € 3,55 ofwel € 71,–. Hetzelfde feestje, extern gevierd, wordt in zijn geheel belast onder de werkkostenregeling en is dus veel duurder. Door het feest onder te brengen in de werkkostenregeling kost het feest € 5.000 x 80% ofwel € 4.000 extra.
Zijn er nog vragen over bovenstaande of wil je meer informatie? Neem gerust contact met ons op; dan zorgen wij ervoor dat jij zorgeloos kunt feesten.
Deze blog beschrijft slechts enkele hoofdlijnen, beoogt niet volledig te zijn en is alleen bedoeld als een oriëntering van het toe te passen recht voor de in deze blog beschreven situaties. Aan deze blog kunnen dan ook geen rechten worden ontleend.
Dit jaar wordt het 35-jarig bestaan van Accombis gevierd. Voor deze gelegenheid laten we de medewerkers eens aan het woord. Hoe kijken zij terug, hoe zien ze de toekomst en wat zijn de memorabele momenten van ons gezellige bedrijf?
Accombis in één woord omschreven
Op de vraag hoe het kantoor in één woord omschreven kan worden, komt ‘gemoedelijk’ het vaakst naar voren. Al wil Annemie daar graag ‘ontspannen’ aan toevoegen “Behalve in de BTW maand. Dan zijn Karin en ik alleen gefocust op het werk en hebben we het héél druk”. De medewerkers koppelen gemoedelijkheid aan professionaliteit en dat is de perfecte combinatie gebleken voor de klanten. Samenwerking staat volgens Boudewijn voor Accombis. “Zowel met klanten als onderling is samenwerking nodig en optimaal.”
We vroegen naar de meest memorabele momenten. Daar kwamen een paar mooie anekdotes naar voren.
Karin komt nog uit de tijd van de typmachines (jaja, mét carbonpapier). Ze was blij dat de computers hun intrede deden want dat maakte het werk een stuk makkelijker. “Ja, als je er dan tenminste aan het eind van een grote jaarrekening aan denkt om het document op te slaan.” Gebeurde maar één keer, toen was de les geleerd.
Bij diverse medewerkers komen de feestjes, etentjes en uitstapjes naar voren als blijvende herinnering. Sheila was onder de indruk van het feestje bij een relatie waar een keur aan Nederlandse artiesten voorbijkwam. “Leuk om een keer mee te maken.”
Simone geniet vooral van de uitjes, de etentjes en de gezamenlijke lunches: “En natuurlijk van het jaarlijkse bloemetje op Nationale Secretaressedag en de attentie op je verjaardag. Nooit wordt een speciale dag vergeten en dat doet goed.”
Wat Hetty als prettig ervaart is het vertrouwen dat ze van klanten krijgt. “Soms zit je alleen bij een bedrijf te werken, daar spreekt vertrouwen uit en dat voelt goed”. Volgens Boudewijn moet het meest memorabele nog komen: de zomerborrel bij Guus Meeuwis.
Niemand kan in de toekomst kijken, toch vroegen we onze medewerkers dat te doen.
Iedereen is het erover eens dat digitalisering nog een veel grotere rol gaat spelen, maar dat mensenwerk altijd nodig blijft. Langzaam zal de functie veranderen van uitvoerend naar controlerend, al blijft het adviseren aan klanten altijd maatwerk. Er zal méér thuisgewerkt worden en om het onderlinge contact in stand te houden wordt de maandelijkse bedrijfsborrel ‘verplicht’. Op kantoor zijn vooral flexplekken; er zijn geen papieren dossiers meer, alles is online te raadplegen en dus kun je werken waar je wilt.
Wat het pand betreft: geen aparte radiootjes meer in elke kamer, maar één installatie voor het hele gebouw. Karin is over 25 jaar met pensioen en zit er dan niet meer, alhoewel ze het gevoel heeft bij de inventaris te horen. Ook Boudewijn is ervan overtuigd dat het team veranderd zal zijn, maar de professionaliteit zal blijven.
Het gemoedelijke, Kempische zal blijven, dat zit in het DNA van Accombis en dat is waarom de medewerkers zich er thuis voelen. Onze medewerkers wagen zich nog aan een voorspelling: Ed en Annemie worden super-opa/oma en Sheila denkt dat de zoon van Jeroen (Guus) over 35 jaar aan het roer staat.
We gaan het zien …..
Eind jaren ’80 werd Schuimplastic Brabant opgericht; een bedrijf dat zich in eerste instantie richtte op de meubelindustrie. In de jaren die volgden, werd de focus verlegd naar de verpakkingsindustrie. Het middelgrote bedrijf werd in 2000 overgenomen door Carla en Thijs Lavrijsen en is in 2006 verhuisd van Eindhoven naar Waalre. Inmiddels staan hun zonen Dennis en Nick aan het roer, maar één ding bleef gelijk: de accountant. Accombis begeleidt en ondersteunt Schuimplastic Brabant al jaren.
Overstap begeleid
Dat Nick in het bedrijf van zijn ouders zou stappen, was altijd wel duidelijk, zegt Dennis. “Voor mij lag dat anders. In eerste instantie heb ik bij andere bedrijven gewerkt en ervaring opgedaan. Toch heb ik de stap genomen om samen met mijn broer het bedrijf voort te zetten. Daar heb ik iets langer over na moeten denken, ook al waren de jaarcijfers goed en zat er veel potentie in het bedrijf. Het was fijn dat Ed Daniëls al jaren de vaste accountant van mijn ouders was; hij kende het bedrijf door en door en kon ons van goed onderbouwd advies voorzien. Hij heeft de overname stap voor stap begeleid en de juiste bedrijfsstructuur geadviseerd. Zo stap je toch nét iets geruster in.”
Zakelijk naar cijfers kijken
Schuimplastic Brabant levert oplossingen op maat. Dennis: “Voor de meubelindustrie en de beddingindustrie leveren we materiaal die bij de fabrikanten verder verwerkt wordt. Ook particulieren kunnen bij ons terecht voor kussens en matrassen. Voor de verpakkingsindustrie is nóg meer maatwerk nodig en werken we met veel verschillende materialen, die we op veel verschillende manieren kunnen snijden en bewerken. Die materialen hebben we allemaal op voorraad; we hebben dus een flink pand staan – in 2006 nieuw gezet – met uiteraard ook de nodige machines. Als we moeten investeren in nieuw materieel overleggen we dat altijd met Ed; hij kan heel zakelijk naar de cijfers kijken. Als eigenaar zit er altijd een stukje gevoel bij en dat kan het zicht vertroebelen.”
Varen op de expertise
Bij Accombis wordt de loonadministratie gedaan. “We werken nu met vijf personen in het bedrijf en dat is prima; we hebben op dit moment niet de ambitie om veel groter te worden. Het is een prettig idee dat ook op personeelsgebied Accombis volledig op de hoogte is; dat maakt dat ze altijd snel een antwoord hebben op personeelsvraagstukken. Dat geldt overigens voor alles waarvoor we aankloppen. Er is altijd ruimte en tijd om te sparren, over investeringen bijvoorbeeld. Wij vragen ons af of het kan, Accombis kijkt of het kan en in welke vorm. Een machine kun je leasen of kopen en aan alle opties zitten voor- en nadelen. Fijn om op de expertise van onze accountant te kunnen varen.”
Goede communicatie
Dennis en Nick hebben korte lijntjes met Accombis. “Meestal met Ed of Elly, al naar gelang de inhoud van de vraag. Hetty zit met enige regelmaat bij ons op het bedrijf om de cijfers voor te bereiden. De communicatie verloopt eigenlijk altijd heel vlotjes en dat is prettig. Wij richten ons op ons bedrijf, op de dagelijkse leiding en op het werven van nieuwe klanten en hoeven ons weinig bezig te houden met de cijfertjes; daar zijn anderen beter in en voor ons is dat Accombis.”
Wij hebben een vacature openstaan voor een assistent accountant. Boudewijn van Buggenum vervult deze functie sinds september 2018 en hij vertelt graag hoe een gemiddelde werkdag bij Accombis er voor hem uitziet.
Bij de klant
“Wil je de saaie versie?”, begint hij zijn opsomming lachend. “Ik kom op kantoor, werk de hele dag aan een jaarrekening en ga weer naar huis.” Gelukkig komen dit soort dagen niet vaak voor. “Ik kan mijn eigen tijd indelen en dus gebeurt het zelden dat ik een héle dag hetzelfde doe”, vertelt hij verder. “Maar goed, een gemiddelde dag. Laat ik vorige week maandag nemen, toen er een afspraak met een klant gepland stond. Er moest een nieuw administratiepakket ingericht worden voor deze klant en dat heb ik aan het begin van de dag voorbereid. Het was mijn taak om dat proces te begeleiden en de klant wegwijs te maken in de nieuwe software. Niet vergeten dat ze vaak al jaren een bepaalde manier van werken gewend zijn; zo’n overstap kan echt de nodige uitdagingen bieden. Voor de klant is het dan prettig als ik er ben want ik kan de meeste vragen meteen beantwoorden.”
Op kantoor
Rond lunchtijd was Boudewijn weer terug op kantoor en na de gezamenlijke lunch kon hij aan de slag met de BTW aangiftes van een aantal klanten. “Januari is BTW maand en dan moeten er veel aangiftes worden ingediend. Veel klanten verwerken zelf hun administratie, maar willen graag dat wij (op hoofdlijnen) beoordelen of het klopt. Voor hen is dat een extra check en daarna kunnen wij de aangifte indienen. De rest van de dag ben ik bezig geweest met het samenstellen van jaarrekeningen.” De afwisseling maakt het werk leuk. “Als ik mijn focus nodig heb voor een opdracht, blok ik een deel van de dag in mijn agenda. Het gebeurt bijna altijd dat er tóch een onverwachte vraag tussendoor komt, daar is altijd ruimte voor.”
Studeren
Tussen alle drukke werkzaamheden door heeft Boudewijn ook nog tijd om te studeren. “Ik heb mijn Bachelor gehaald op de Fontys, studierichting Accountancy en ben nu bezig met de opleiding tot MKB accountant. Ik heb de ambitie om naar de functie van accountant door te groeien. Zodoende heb ik besloten om meteen na de bachelor te starten met het theoretische deel van de opleiding tot MKB-accountant. Deze heb ik inmiddels afgerond en wat rest is het praktijkgedeelte van de opleiding. Ik ervaar de combinatie tussen werken en studeren als zeer prettig. De theorie in de opleiding kan ik meteen toepassen in mijn werkzaamheden op kantoor. Daarnaast wordt studie overigens altijd gestimuleerd en gefaciliteerd door Accombis.
Team
Op de vraag wat Boudewijn het liefst doet op kantoor, weet hij het antwoord snel: “Klantcontact. Ik vind het prettig om klanten van dienst te kunnen zijn, met hen in gesprek te gaan over hun onderneming, advies te geven en te begeleiden in hun administratieve werkzaamheden.” Tegen zijn toekomstige collega wil hij ook alvast iets zeggen: “Je komt in een hardwerkend en heel gezellig team te werken. De functie is afwisselend vanwege de vele klanten in diverse sectoren. Je werkt grotendeels zelfstandig, maar kunt altijd terugvallen op de ervaring en kennis van de collega’s.”
Wil je meer weten over het werken bij Accombis of de functie van assistent accountant? Wij komen graag met je in contact om samen te kijken naar de mogelijkheden.
Gelukkig was 2022 weer een druk jaar. Voor de medewerkers van Accombis was het fijn om zoveel klanten te mogen ondersteunen bij hun fiscale en financiële werkzaamheden. Het komende jaar wordt waarschijnlijk niet minder druk, al zullen de accenten van de werkzaamheden weer anders liggen. Dat is niet erg, het houdt het werk afwisselend en uitdagend. Ed Daniëls kijkt even terug.
“Naast de ‘normale’ werkzaamheden, liep de afwerking van de coronasteunmaatregelen als een rode draad door onze dagelijkse bezigheden. De NOW en de TVL moesten voor een groot aantal klanten definitief gemaakt worden. Aan het eind van elke regeling moet bekeken worden of aan alle voorwaarden is voldaan. Dat betekent voor sommige klanten dat er terugbetaald moet worden en sommige klanten krijgen nog een restant betaling. Het maken van deze afrekeningen brengt extra werk voor ons met zich mee. Dat doen we graag natuurlijk maar soms is het passen en meten en extra werken om alles op tijd in orde te krijgen.
De oorlog in Oekraïne en de enorme stijging van de energieprijzen heeft direct invloed op de onderneming van veel van onze klanten. Het is meer dan ooit belangrijk om vooruit te kijken. Investeringen moeten soms uitgesteld worden om de energienota te kunnen voldoen. Als accountants kijken we graag mee en geven advies over hoe ondernemers kunnen voorsorteren op de toekomst. Bijvoorbeeld door een andere ondernemingsvorm aan te raden en aan te geven wat daar de voor- en nadelen van zijn. We begeleiden onze klanten daar waar nodig en proberen zoveel mogelijk bij te sturen waar nodig of gewenst.
Het komende jaar wordt er één van uitdagingen en onzekerheden. De oorlog is nog niet afgelopen en daarmee samen hangt de prijs van de energie. Een onzekere tijd voor iedereen en voor ondernemers in het bijzonder. Ondernemers zijn overigens vaak in staat om op de mogelijkheden die de tijd biedt of vraagt in te spelen. Fiscaal wordt de belastingheffing in Box 3 aangepast met ingang van 1 januari 2023. Verder komt er in 2023 hopelijk duidelijkheid over de afwikkeling van het kerstarrest voor de niet-bezwaarmakers. Dit jaar gaat de rechter bepalen of belastingplichtigen die niet meegedaan hebben aan de bezwaarprocedure tegen de hoge Box 3 heffing over spaargelden, tóch in aanmerking komen voor compensatie. Als de rechter beslist in het voordeel van degene die niet meededen aan het bezwaar, betekent dat dat er nog veel belastingplichtigen geld terug krijgen. Wij hebben al een inventarisatie gemaakt voor wie van onze klanten dit voordeel op kan leveren en volgen de procedure op de voet.
2023 wordt hoe dan ook een onvoorspelbaar jaar voor veel van onze klanten. De gevolgen van de oorlog, de situatie op de energiemarkt en gecombineerd met een overheid die het MKB extra wil gaan belasten doen een beroep op het ondernemerschap van de MKB ondernemers. Aan ons de taak om hen daar waar mogelijk en nodig is te ondersteunen. Enerzijds door hen te voorzien van actuele informatie en anderzijds door ervoor te zorgen dat hun administratie op orde is. Wij houden onszelf goed op de hoogte van alle veranderende wet- en regelgeving en praten de klanten die het betreft graag bij. Die voortdurende wisselwerking tussen ons en onze klanten maakt ons werk zo leuk.
We zijn klaar voor een nieuw druk jaar waarin we met zijn allen weer klaar staan voor onze klanten én een jaar waarin we ons 35 jarig jubileum gaan vieren; we hebben er zin in.
We wensen iedereen een voorspoedig en (financieel) gezond jaar!”
Fris Karton is een productiebedrijf in golfkartonnen verpakkingen. Al vijfendertig jaar worden met passie en plezier golfkartonnen verpakkingen geproduceerd voor uiteenlopende producten. In de fabriek in Bladel wordt steeds meer nadruk op duurzaamheid en milieu gelegd. Accombis Accountants en Adviseurs is sinds twee jaar de partner voor alle administratieve en financiële ondersteuning.
Fris Karton – voorheen bekend als Arifal – is al vijfendertig jaar een vertrouwde partner als het op golfkartonnen verpakkingen aankomt. Moniek van Steensel en Rob Smets mogen zich sinds twaalf jaar eigenaren noemen, het bedrijf werd overgenomen van Monieks vader. “Het is een mooie uitdaging om verpakkingen precies naar de wensen van de klant te mogen maken. We doen dat al lang en ik zeg niet zonder trots: we doen dat goed. Met een omzet van 12 miljoen euro per jaar, zijn we een serieuze speler op de markt. Daar hebben we hard voor gewerkt en dat doen we nog steeds elke dag met ons team van vijfendertig enthousiaste mensen.”
Ons paradepaardje
Eind 2022 wordt een nieuwe machine in gebruik genomen en daar zijn Moniek en Rob erg trots op. “Met de komst van ons paradepaardje, de ‘EMBA 295 QS Ultima’, spelen we in op de enorme vraag naar verpakkingen én de wensen op het gebied van duurzaamheid van onze klanten. De Zweedse machine van maar liefst vijftig meter levert een enorme milieubesparing op omdat minder energie, inkt en water wordt gebruikt, terwijl de productie verdrievoudigd wordt.” Qua karton is minder papier nodig, terwijl de stevigheid toeneemt. “De aanschaf van zo’n machine gaat niet over één nacht ijs. Dat is een investering waar je ‘even’ over na moet denken. Jeroen Spooren, onze accountant en relatiebeheerder bij Accombis, dacht met ons mee over hoe we dit financieel zouden gaan vormgeven, en gaf advies waar je wat aan hebt. Zo fijn om met hem te kunnen sparren.”
Een betrouwbare partner
Twee jaar geleden ging Fris Karton op zoek naar een ander accountantskantoor. “We zochten naar een betrouwbare partner, waarbij we ons thuis zouden voelen, die met ons mee kon denken en waarbij we over het algemeen een warm gevoel hadden. Dat zit in ons bedrijfs-DNA, dat het goed moet voelen, anders doen we het niet. Bij Accombis is het vertrouwen groot. Het grote voordeel van Accombis is, dat alles onder één dak zit. De boekhouding, maar ook de salarisadministratie en alle fiscale werkzaamheden. Op het gebied van de personeelsadministratie is het voor ons een enorme vooruitgang dat we nu nog meer uit ‘Nmbrs’ halen. We gebruiken steeds meer van de mogelijkheden die het systeem biedt. Daarin vinden onze medewerkers hun loonstroken en kunnen ze hun verlofaanvragen doen. Met één druk op de knop, hebben wij het overzicht en dat levert een enorme tijdsbesparing op. Tijd die we graag aan onze klanten en opdrachten besteden.”
Korte lijntjes en een professionele houding
De samenwerking tussen Accombis en Fris Karton is goed. “De lijntjes zijn kort als er vragen of problemen zijn. We hebben op regelmatige basis overleg maar er gaan ook weken voorbij dat er geen contact is. Dan is het niet nodig. We zijn erg te spreken over de professionele houding en de kennis die ze tentoonspreiden. Het schept vertrouwen dat de medewerkers weten waarover ze spreken en dat er altijd eerlijkheid in de communicatie is.”
Fris Karton zit nog altijd in een groeifase. “Dat is de reden dat we de nieuwe machine hebben aangeschaft. Ook al lijken de economische vooruitzichten iets minder, de behoefte aan verpakkingen blijft. Met onze nieuwe machine dragen we bij aan milieubesparing en duurzaamheid en daar ligt onze kracht ten opzichte van onze concurrenten. De flexibiliteit van onze nieuwe machine geeft ons een belangrijk voordeel ten opzichte van onze concurrenten. Met Accombis als onze back-up op administratief en fiscaal gebied, gaan we ervan uit dat onze groei voorlopig nog niet voorbij is.”
